הפקת אירועים עסקיים - איך ליצור אירוע מנצח
- itaydailes
- 11 ביולי 2023
- זמן קריאה 3 דקות
יצירת אירוע עסקי מוצלח כרוכה בתכנון מדוקדק ובביצוע קפדני. במאמר הבא אספנו לכם מספר שלבים חשובים שיעזרו לכם להפיק את האירוע המוצלח שרציתם, כזה שיהווה נושא שיחה לקהל היעד שלכם הרבה אחרי שהאירוע נגמר:
1. הגדירו את היעדים: קבעו את מטרת האירוע שלכם. האם אתם מחפשים ליצור היכרות בין האנשים? ליצור לידים? או אולי לקדם מוצר/שירות? הגדירו בבירור את המטרות בכדי שהתכנון יהיה לפי הנחיות מדוייקות ונכונות.
2. זהו את קהל היעד: נסו להבין למי האירוע מכוון והתאימו את התוכן, את הפורמט וכמובן את מאמצי השיווק בכדי לפנות לקהל הספציפי הזה.
3. הגדרת תקציב: מהם המשאבים הכספיים הזמינים לאירוע שלכם? חשוב להבין באיזה מסגרת תקציב אתם יכולים לעמוד. ברגע שהבנתם את זה, החלטות לגבי אולמות, הגברה במקום, שיווק והוצאות נחוצות אחרות ייעשו ביתר קלות והכי חשוב - ללא גירעון לאחר האירוע.
4. בחירת המקום הנכון: חשוב מאוד לבחור מקום המתאים לסגנון ולגודל האירוע שלכם. קחו בחשבון גורמים כמו מיקום, קיבולת, שירותים ועלות. ועוד דבר שיש לקחת בחשבון כמובן היא שהמקום תואם את העדפות קהל היעד ודרישות הנגישות שלך.
5. סדר יום אטרקטיבי: צרו סדר יום מובנה היטב הכולל מפגשים אינפורמטיביים, סדנאות אינטראקטיביות, דוברים מרכזיים, דיוני פאנל והזדמנויות ליצירת קשרים. במידה ואופי האירוע מתאים, אפשר לתבלן את האירוע בשלל אייטמים מקוריים כמו דמויות שטח מסתובבות, חוויות מוזיקליות (הופעות לדוגמה), ואפילו מופע אורות מהפנט או מופע להטוטי אש שיסחוף וילהיב את הקהל. איזון בין תוכן חינוכי לפעילויות מרתקות הוא חיוני כדי להשאיר את המשתתפים מתעניינים לאורך כל האירוע.
6. אסטרטגיות שיווק יעילות: קדמו את האירוע בערוצים שונים כמו מדיה חברתית, שיווק בדוא"ל, פרסום מקוון ושותפויות עם ארגונים רלוונטיים. השתמש בתוכן מושך, המלצות והנחות מוקדמות כדי למשוך משתתפים. גם כאן ככל שהאירוע יכלול אייטמים בולטים יותר ופחות שכיחים, כך הקהל יהיה סקרן יותר וירצה לקחת חלק.
8. רישום חלק וקל למשתתפים: השתמשו בפלטפורמת רישום מקוונת. עדיף להשתמש באחת יעילה ונוחה לשימוש בכדי לייעל את תהליך ההרשמה עבור המשתתפים. הקלו על ההרשמה, על תשלום (במידה ויש), וקבלת פרטי אישור השתתפות.
9. תכנון לוגיסטיקה: יש לדאוג להיבטים לוגיסטיים כגון דרישות אורקוליות, קייטרינג, הסעות, לינה ומיתוג אירועים. שימו לב לפרטים כדי ליצור חוויה חלקה ובלתי נשכחת עבור המשתתפים.
10. צרו קשר עם המשתתפים: עודד הזדמנויות ליצירת קשרים, הפעלות אינטראקטיביות ומקטעי שאלות ותשובות כדי לעודד מעורבות. השתמש באפליקציות לאירועים או בפלטפורמות מקוונות כדי להקל על יצירת רשתות ומשוב בזמן אמת.
זכרו, הפקת אירועים עסקיים הינה יותר מאירוח מפגש חד פעמי, אלא בניית מערכות יחסים מתמשכות ויצירת ערך עבור המשתתפים.
מופעי אש לאירועים עסקיים - להעלות את הרף, ועוד קצת
אם חשבתם לשדרג קצת את האירוע שלכם, מופעי אש לאירועים אכן יכולים להוות תוספת ייחודית, ולעזור ליצור חוויה בלתי נשכחת עבור המשתתפים. הנה כמה טיפים להעלאת העניין ואיך להפוך את מופע להטוטי האש ליוצא דופן באמת:
1. בטיחות תחילה: אנו ביעל די הפקות מאמינים שבטיחות צריכה להיות בראש סדר העדיפויות כאשר משלבים אש באירוע. עבודה עם מבצעי אש מקצועיים בעלי ניסיון ומומחיות בפרוטוקולי בטיחות אש היא הכרחית ביותר. חשוב מאוד לוודא שוודא שהמקום אותו בחרתם מאפשר מופע להטוטי אש, ולקבל את כל האישורים והביטוחים הדרושים.
2. גייסו אמני אש מיומנים: חפשו אמני אש מנוסים שיש להם רקורד מוכח של הצגת מופעים בטוחים ומהפנטים. הם צריכים להיות מסוגלים ליצור כוריאוגרפיה מהפנטת ומתאימה לאירוע, להשתמש באביזרי אש שונים ולמזג מוזיקה וריקוד כדי ליצור הופעה מדהימה מבחינה ויזואלית.
3. התאימו את המופע לאירוע: ניתן להתאים את המופע כך שיתאים לנושא ולמטרות האירוע העסקי שלכם. שלבו אלמנטים המהדהדים את הקהל שלכם ומתחברים למסר או למיתוג האירוע שלכם.
מופע אורות (ויז'ואל פוי לדוגמה), יכול לעזור מאוד למיתוג העסק במהלך האירוע, ושווה לבדוק האם אפשר להתאים אחד בנוסף למופע להטוטי אש
4. בחרו את המיקום הנכון: כדאי לקחת בחשבון את הפריסה וההגבלות של המקום בעת תכנון המופע. ודאו שיש מספיק מקום למבצעים לתמרן בבטחה ולמשתתפים לצפות בנוחות. מקומות חיצוניים עם אמצעי בטיחות אש נאותים הם לרוב אידיאליים למופעי אש.
5. שלב סיפור ומסרים: אפשר ואף רצוי לשלב אלמנטים של סיפור במופע בכדי להעביר מסר או נרטיב שמתיישרים עם מטרת האירוע שלכם. זה יכול לשפר את המעורבות ולהשאיר השפעה מתמשכת על המשתתפים.
6. העשירו את האירוע שלכם: שקלו לשלב במהלך האירוע את מופע האש עם צורות בידור אחרות, כגון מוזיקה חיה, רקדנים או אקרובטים. זה יכול ליצור חוויה דינמית ורב מימדית שתרתק את הקהל שלך.
7. תאורה ואפקטים מיוחדים: ההשפעה החזותית של מופע האש באמצעות תאורה מתאימה ואפקטים מיוחדים תהיה חזקה אף יותר. זה יכול לכלול מופע אורות עם זרקורים צבעוניים, לייזרים, מכונות ערפל או הקרנות, מה שמוסיף שכבה נוספת של ריגוש לביצועים.
8. לערב את הקהל: עודדו את השתתפות הקהל על ידי בחירת רגעים במהלך המופע שבהם המשתתפים יכולים ליצור אינטראקציה או להשתתף באופן בטוח ומבוקר. זה יכול ליצור תחושה של התרגשות וחיבור אישי עם ההופעה.
9. תפסו את הרגע: כדאי לשכור צלמים וצלמי וידאו מקצועיים כדי לתעד את מופע האש. זה יאפשר לכם לחלוק את ההתרגשות עם המשתתפים ולקדם אירועים עתידיים. וודאו שהצלמים מנוסים בלכידת ביצועי אש מבלי לפגוע בבטיחות.
זכרו, בעוד שמופעי אש יכולים להוסיף התרגשות ומחזה לאירוע שלכם, חיוני לתת עדיפות לבטיחות ולעבוד עם אנשי מקצוע שמבינים את המורכבות והסיכונים הכרוכים בכך.
לקבלת עוד מידע וטיפים על בחירת מיצגים להפקת אירועים עסקיים, הפקת אירועים לחברות הייטק ועוד מגוון אפשרויות בהתאמה אישית, הנכם מוזמנים להתקשר ולקבוע פגיעה עם יעל די הפקות.
